1. PKG
  2. Straipsniai

Ką daryti, kad susirinkimai taptų efektyvesni?

Ar jums patinka susirinkimai?

Kiek laiko praleidžiate susirinkimuose?

Netinkamai organizuojami susirinkimai kelia nuobodulį, mažina motyvaciją darbui ar net sukelia pyktį. Danai tokiam reiškiniui net turi sąvoką „Vergaderziekte“, kitaip – susirinkimų liga. Kartais susirinkimai tampa parankūs jėgos demonstravimui, būna skurdžiu turiniu, miglotais tikslais, ilgom ir nerezultatyviom kalbom. Ką siūlo psichologai, tyrinėjantys darbo susirinkimų ypatumus – kaip didinti jų efektyvumą?

  • SUSIRINKIMŲ DAŽNUMAS. Tyrimais nustatyta, kad darbo dienos metu dažni susirinkimai neigiamai veikia darbuotojo rezultatus. Luong ir Rogelberg (2005) nustatė, kad susirinkimai darbuotojų vertinami kaip “vargas” arba “trukdymas dirbti”. Tyrimo metu duomenys patvirtino, kad yra stipri koreliacija (ryšys) tarp nuovargio, suvokiamo darbo krūvio ir susirinkimų skaičiaus. Ir priešingai, žemos motyvacijos, neefektyviai dirbantys darbuotojai nori susirinkimų.
  • SUSIRINKIMŲ TRUKMĖ. Prasmingi tik trumpi susirinkimai. Nors ir patogu paskirti valandos trukmės susirinkimą, dažnai tiek laiko neprireikia. Rekomenduojama naudoti specialų TIM laikrodį („Time Is Money“), kuris skaičiuotų kiek kainuoja laikas leidžiamas susirinkime. Įvedate žmonių dalyvaujančių susirinkime skaičių ir vidutinį valandinį darbuotojo atlyginimą ir TIM laikrodžio principu suskaičiuojate susirinkimo kainą. Todėl susitikime turėtų dalyvauti tik su svarstomu klausimus susiję žmonės, o pats susitikimas neturėtų užsitęsti .
  • TIKSLAI. Gerai suplanuotas susirinkimas turi aiškius, konkrečius tikslus ir klausimų sudėtingumui adekvačiai priskirtą laiką jų aptarimui.
  • ĮSITRAUKIMAS. Susirinkime svarbu įsitraukti ir kabėti. Tai jūsų atsakomybė domėtis tuo, kas vyksta , o ne snausti, žvilgčioti į telefoną ar kompiuterį. Gausite daug daugiau susirinkime, jei priversite save aktyviai dalyvauti jame.
  • SĖDĖTI AR STOVĖTI? Pakeiskite nusistovėjusią tvarką - per susirinkimus sėdėti. Sėdimi susirinkimai įrodyta, kad trunka ilgiau nei susirinkimai stovint, nors abiejuose svarstyti panašių sprendimų reikalaujantys klausimai. Tam, kad galėtume efektyviai dalyvauti susirinkime, svarbu įvertinti ir kitus faktorius – tokius kaip apšvietimas, temperatūra, triukšmas ar dalyvių alkis.
  • KŪRYBIŠKUMAS. Kohn ir Smith (2010) ištyrė, kad “minčių lietaus” technika (brainstorm) gali mažinti kūrybiškumą. Žmonės gali nesąmoningai kartoti panašias į jau išgirstas iš kolegų idėjas. Kohn kartu su kolegomis (2011) tyrimais patvirtino, kad bendradarbiavimu grįstas komandinis darbas naudingas tuomet, kai individualios idėjos jau surašytos ir reikia sukurti naujų sprendimų. Tam, kad paskatinti kūrybiškumą, pirmiausiai pasiūlymus reikėtų surašyti kiekvienam dalyviui individualiai, vėliau galima juos aptarti porose ir papildyti keliais naujais pasiūlymais, vėliau – leisti galvoti dviems poroms kartu, prašant sugalvoti dar tris nepaminėtus sprendimus. Taip komandos kūrybiškumas ir narių įsitraukimas būtų maksimaliai panaudoti.
  • SKIRTI LAIKĄ DAR IKI SUSIRINKIMO. Jei laukia svarbus susirinkimas, susitikite su dalyviais dar prieš jį pietums ar kavos pertraukėlei. Taip žmonės ateis pasiruošę susirinkimui – susipažins su būsimo susirinkimo dalyviais, gaus pirminę informaciją, išsiaiškins rūpimus klausimus. Tai padidins svarbaus susitikimo efektyvumą.
  • TOBULINTI SUSIRINKIMO MODELĮ. Paklauskite susirinkimo dalyvių kaip jie vertina jūsų pritaikytus susirinkimų vedimo pakeitimus. Atidžiai jų klausykite ir atsižvelkite į pastabas, panaudokite jas gerinant susirinkimų kokybę.

Lina Cirtautienė

Psichologinio Konsultavimo Grupė

Parengta pagal The Psychologist magazine, Nr. 24.